Site CAR Impuls vzw
Het centrum voor ambulante revalidatie Impuls staat in voor multidisciplinair onderzoek en behandeling van kinderen en jongeren met uiteenlopende neurobiologische ontwikkelingsstoornissen. Het centrum is erkend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) en heeft een revalidatieovereenkomst met het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid.
Gezien onze fantastische collega op pensioen gaat zijn wij zijn op zoek naar een communicatief & klantgericht administratief duizendpoot om ons multidisciplinair team opnieuw te vervolledigen.
Functie: het uitvoeren van secretariaatstaken en optreden als tussenpersoon teneinde een maximale administratieve ondersteuning te bieden aan het centrum.
Activiteiten & taken: instaan voor het secretariaat
§ Beantwoordt de binnenkomende telefoons, filtert ze, geeft inlichtingen over courante zaken en verbindt, indien nodig, de oproepen door
§ Staat in voor de papieren/digitale briefwisseling: sorteert de binnenkomende post, documenteert deze, behandelt de standaardcorrespondentie
§ Beheert de agenda, volgt de afspraken op en stelt prioriteiten
§ Maakt verslagen van de vergaderingen
§ Onthaalt de zorggebruikers of externen, verwijst hen door en beantwoordt hun vragen
§ Klasseert papieren/digitale post/documentatie/de archieven
§ Zorgt voor de organisatie van interne en externe vergaderingen
§ Is verantwoordelijk voor de algemene planning van uurroosters & organiseert vervoer op een efficiënte wijze
§ Bereidt de facturatie voor
Activiteiten & taken: voorbereiden van dossiers
§ Bereidt de rapporten en dossiers op een autonome wijze voor, verzamelt desgevallend de nodige informatie ter voorbereiding ervan en volgt deze op.
Activiteiten & taken: andere
§ Organiseert interne of externe evenementen
§ Beheert het economaat: bestelt extra materiaal zoals bureaumateriaal i.f.v. de voorraad en na goedkeuring
§ Ondersteunt het doorgeven van informatie van en naar directie
§ Actieve deelname in planning- en organisatieteam (beleid) en computerteam (digitalisatie en automatisatie)
§ Deelname aan werkgroepen
Vereisten
§ Diploma: bachelor of master
§ Taalvaardig: NL, maar ook basis FR, ENG
§ Kennis en kunde: kan werken met de nodige informaticatoepassingen (Office365, Sharepoint, Power Automate), bezit schriftelijke communicatievaardigheden, bezit administratieve vaardigheden, is vaardig in plannen en organiseren.
§ Is een sterke communicator: heeft contacten met externen teneinde informatie uit te wisselen/vergaderingen vast te leggen, contacteert dienstverleners (mutualiteit, Stad Gent, CLB, scholen, …)
§ Is probleemoplossend en stressbestendig: is bij het beheer van de agenda in staat prioriteiten te stellen, probeert tijdens het opmaken van de dossiers de verbanden vast te stellen en alle vereiste informatie te verzamelen.
§ Is verantwoordelijk: nauwkeurig, punctueel, zelfstandig, discreet met vertrouwelijke informatie
Pluspunten
§ Ervaring in de sector
§ Ervaring met Caremanager – Teams – Sharepoint en/of automatisatie
Persoonlijke sterktes
§ Teamplayer & communicatief
§ Klantgericht & resultaatgericht
§ Zelfstandig & verantwoordelijk
§ Flexibel & creatief
§ Planmatig & georganiseerd
§ Digitaal denker & analist
§ Assertief & kritisch ingesteld
Wij bieden
§ Werk in een maatschappelijk relevante sector in een multidisciplinair team binnen een stabiele en financieel gezonde VZW, in het bruisende hart van Gent
§ Gevarieerde job met vrijheid en zelfstandigheid in het dagdagelijks organiseren van het eigen takenpakket
§ Interessant loon volgens de geldende IFIC-barema’s
§ Fulltime contract (40u/w in schoolweken, 38u/w in schoolvakanties + 9 recupdagen)
§ Vrijstelling van arbeidsprestaties (VAP) naargelang de leeftijd
§ 24 verlofdagen
§ Er is nog ruimte voor input in de definitieve planning van het eigen uurrooster, al hangen deze gedeeltelijk vast aan onze openingsuren
§ Fietsvergoeding/trein-tram-bus abonnement/veilige overdekte fietsenstalling met oplaadpunt voor elektrische fietsen
§ Voldoende opleidingsmogelijkheden
§ Start: vanaf november – december 2023
Procedure
Kandidaten kunnen per e-mail met cv en motivatiebrief solliciteren t.a.v. Nick Van Hamme, directeur, via nick.vanhamme@centrumimpuls.be Na een selectie op basis van de brief worden sollicitanten uitgenodigd.
De privacy policy voor sollicitanten is terug te vinden op de website https://www.centrumimpuls.be/
Een uittreksel uit het strafregister (model 2) moet worden voorgelegd ter controle op het goed en zedelijk gedrag.
